「このメールを、もう少し丁寧にして」。生成AIへの頼み方として、使ったことがある方も多いのではないでしょうか。ただ、読みやすくなった文章の中に、元の文にはない納期や約束が加わっていないかは確認が必要です。
今回は、取引先への返信を例に、メールを下書きする前の準備と送信前のチェックを整理します。例文は説明用に作成した架空のものです。実際の顧客とのやり取りや、製品の実測結果ではありません。
「丁寧にする」と「約束を増やす」を分ける
たとえば、返信用のメモが次の内容だったとします。
資料は受け取った。修正箇所を確認中。対応できるかは、確認後に連絡する。回答期限はまだ決まっていない。
ここから「承知しました。すべて修正して本日中にお送りします」と整えられたら、丁寧に見えても送ることはできません。「すべて対応する」「本日中に送る」は、元のメモにない約束だからです。
この場合の文案例は、次のようになります。
資料をお送りいただき、ありがとうございます。現在、修正箇所を確認しております。対応の可否については、確認ができ次第、改めてご連絡いたします。
この文案も、送信前に人が確認する前提です。元のメモで決まっていない期限は、文案でも決めていません。回答日を伝える必要があるなら、担当者が対応可能な日を判断してから追加します。
下書き前に、三つの条件を渡す
指示に含めたいのは、相手との関係、伝えてよい事実、変えてはいけない条件の三つです。たとえば、今回なら以下のように整理できます。
- 相手と目的：取引先へ、資料を受領して確認中であることを伝える。
- 確定した事実：資料は受領済み。修正箇所を確認中。対応の可否は未決定。
- 追加しない内容：回答日、修正の引き受け、費用や作業範囲についての約束。
箇条書きで十分です。相手の名前や実際の契約条件を入れなくても、まずは文章の形を試せます。実務情報を入力する際は、利用するツールと入力範囲が社内で認められているかを先に確認してください。
そのまま試せる指示の例
次のメモを、取引先への簡潔で丁寧な返信文に整えてください。意味と事実関係は変えないでください。メモにない期限、金額、対応範囲、承諾、謝罪理由は追加しないでください。不明な点は推測せず、本文とは別に「確認が必要な点」として示してください。本文の後に、元のメモから表現を変更した箇所を短く説明してください。
メモ：資料は受け取った。修正箇所を確認中。対応できるかは、確認後に連絡する。回答期限はまだ決まっていない。
ポイントは「丁寧に」だけで終わらせず、維持したい事実と追加してはいけない内容まで伝えることです。ただし、この指示で誤りを防ぎきれるわけではありません。変更点の説明自体にも誤りがあり得るため、元のメモと本文は自分でも照合します。
送信前は、文章の上手さよりこの四項目
- 事実：名前、日付、金額、資料の受領状況が元の情報と一致しているか。
- 約束：未確定の納期や値引き、未承認の作業を引き受けていないか。
- 相手と目的：依頼なのか、確認なのか、回答なのかが伝わるか。相手との関係に合う表現か。
- 送信欄：宛先、CC、添付ファイルが正しいか。本文に「添付」と書いただけで、添付済みと思い込んでいないか。
本文が整っていても、宛先や添付の誤りは別に確認しなければなりません。まずは一通の返信でこの四項目を確認する運用から始め、慣れてから使う場面を広げると、見直すポイントを共有しやすくなります。
OutlookのCopilotでは何ができる？
Microsoftの公式案内には、Copilot in Outlookで指示からメールの下書きを作り、長さやトーンを調整する方法が掲載されています。作成後は内容を読み、必要に応じて編集して送る手順です。公式案内：Copilot in Outlookでメールを下書きする
また、作成したメールについて、トーンや明確さ、読み手への伝わり方の改善案を得る機能も案内されています。公式案内：Copilot in Outlookのメールコーチング
これらは、すべてのOutlook環境で同じように使えるという意味ではありません。利用できる機能は契約やアカウント、アプリ、組織の設定などを確認する必要があります。自分の画面に機能がない場合は、公式案内や社内のIT管理者に確認してください。本記事の例文は、特定環境での操作結果を再現したものではありません。
Microsoftも、AIの出力をそのまま完成品と扱わず、正確さや明確さ、相手に合う表現、文脈を確認するよう案内しています。公式案内：Copilotの出力を評価する
まとめ：言い回しは任せても、約束は自分で決める
メールの下書きでAIを使うなら、先に確定した事実と変えてはいけない条件を整理し、送信前に元の情報と照合します。読みやすさだけでなく、相手に何を伝え、何を約束しているかを見ることが大切です。
GATUNでは、業務の整理から研修、現場への定着までのAX導入支援を行っています。日々のメール対応など、身近な仕事でのAI活用からご相談いただけます。
公式情報の確認日：2026年10月28日。機能や利用条件は変更されるため、導入時は最新の公式案内と自社の契約・運用ルールをご確認ください。